Ce document détaille et décrit comment notre Comité traite et protège les Renseignements personnels recueillis par un moyen technologique. 

1. Définitions 

"Application" : L'application Euphori'app est mise en place, gérée, et modérée par le Comité et ses membres. 

"Comité" : Le comité est le groupe de 9 personnes aux divers postes, créateurs de l’Application. 

"Loi 25" : Loi sur la Protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

"Moyen technologique" : Tout moyen de communication ou par lequel une personne physique transfère ses Renseignements personnels. A titre de liste non-exhaustive, sont inclus l'Application, le courriel, l'appel téléphonique et toute autre forme d'appel. 

"Politique" : La présente politique de confidentialité. 

"Renseignements personnels" : Toutes les données, renseignements qui concernent une personne physique utilisant tout moyen mis à disposition par le Comité. A titre de liste non-exhaustive, sont inclus le Nom, Prénom, Numéro de téléphone, ou encore l'Adresse email, ainsi que tout autre renseignement qui serait nécessaire à la réalisation d'un objectif poursuivi par le Comité et mis en oeuvre par l'un ou plusieurs de ses membres. 

"Responsable de la protection des Renseignements personnels" : Membre du Comité ayant reçu par voie légale, ou par voie de délégation, la mission d'assurer la confidentialité, la protection, mais également d'assurer le respect de l'ensemble des obligations légales découlant de la Loi 25. 

"Utilisateur" : Toute personne physique qui bénéficie des services proposés par l'Application. 

2. Champ d'application personnel

L'entièreté des règles et principes énoncés dans cette Politique concerne toute personne physique dont les renseignements personnels ont été collectés par un Moyen technologique, et conservés, afin d'accomplir un objectif initialement défini. 

Pour obtenir de plus amples détails quant aux pratiques de gestion et de protection vos renseignements personnels, notre Politique de Gouvernance et de Gestion des Renseignements personnels est également publiée sur l'Application et sur le site internet. 

3. Situations dans lesquelles les renseignements personnels sont collectés et conservés, et comment en limiter leur collecte

Cette section énonce les situations dans lesquelles des Renseignements personnels sont collectés par un Moyen technologique et conservés. Pour chaque situation, une explication est donnée vis-à-vis du type de Renseignements personnels collectés et conservés, auprès de qui et pourquoi ces-derniers le sont, et enfin, des suggestions pour en limiter la collecte. 

Lors de la collecte et de la conservation des renseignements personnels, un soin tout particulier est porté sur leur exactitude et leur mise à jour. C'est pourquoi, si ces renseignements venaient à changer, évoluer, les personnes physiques en étant titulaires sont priées d'informer le Responsable de la protection des Renseignements personnels. 

1. Lors de la création d'un compte sur l'application

L'Application offre de nombreux services tels que : 

• • L'envoi et la réception de messages par un canal interne à l'application ;

  • Recevoir des notifications permettant de maintenir une information claire et précise des évènements organisés ;

  • Obtenir votre position, uniquement après avoir transmis un consentement éclairé et licite, afin de déterminer un itinéraire vers le lieu de l'évènement ;

  • Partager le Nom, le Prénom, la photo de profil, ainsi qu'une description de profil entre les Utilisateurs ;

  • Partager avec les autres Utilisateurs les réseaux sociaux tels que X, Facebook, Instagram, Snapchat, et WhatsApp ;

  • Poster des photos, vidéos, et textes sur un service de Cloud interne à l'Application ;

  • Rechercher un autre Utilisateur.

Lors de la création d'un compte, les informations suivantes sont collectées : 

• • Nom et Prénom ; 

  • Mot de passe ; 

  • Adresse email ; 

  • Adresse IP, ainsi que la date de chacune des connexions ; 

  • Actions effectuées (Publication de photos, vidéos, textes, messages).

Limiter la collecte et la conservation des Renseignements personnels. 

Tout transmission de Renseignements personnels est entièrement et uniquement laissé à votre discrétion, ainsi qu'à votre consentement. Ainsi, pour que d'autres utilisateurs n'aient pas accès aux fichiers (photos, vidéos, textes), ces-derniers ne doivent pas être publiés sur le Drive prévu à cet effet. 

Les messages échangés entre Utilisateurs sont rédigés, relus, compris, et voulus par ces-derniers. Cependant, tout abus, signalé par le bouton prévu à cet effet, aura pour effet d'autoriser l'accès à la conversation au Responsable de la protection des Renseignements personnels. Si tout abus est constaté par le Responsable de la protection des Renseignements personnels, et avec le consentement de la personne plaignante, la transmission de la communication pourra être effectuée aux autorités compétentes ; une telle communication peut également avoir lieu sur une simple demande des autorités compétentes. 

        2. Lors de la navigation sur l'Application 

Lors de la navigation sur l'Application, certains renseignements personnels sont collectés et conservés. En effet, l'adresse IP, ainsi que la date, et l'heure de connexion, seront collectées et conservées. Suivant la réception d'un consentement licite et éclairé, la position de l'Utilisateur sera collectée pour proposer un itinéraire jusque l'évènement.

Limiter la collecte et la conservation des Renseignements personnels. 

Si la collecte et la conservation de l'adresse IP, ainsi que de la date et heure de connexion, sont entièrement indépendant de toute action discrétionnaire de l'Utilisateur, le partage de localisation est entièrement discrétionnaire. 

3. Lors de la réponse à un sondage 

Lors de la réponse à un sondage, les Renseignements personnels collectés et conservés sont les suivants : 

• • Nom et prénom ; 

  • Résultat de vote ; 

  • Date et heure du vote ; 

  • Adresse email ; 

  • Adresse IP.

Limiter la collecte et conservation des Renseignement personnels. 

Voter lors d'un sondage inclut nécessairement le consentement quant à la collecte et conservation des données précitées. Le vote étant entièrement discrétionnaire, limiter la collecte et la conservation des Renseignements personnels est possible par l'absence de vote. 

        4. Lors d'un contact par courriel

Lors d'un contact par courriel avec l'un des Membres du Comité, ou avec le Responsable de la protection des Renseignements personnels, et indépendamment des raisons d'un tel contact, l'adresse email et l'entièreté des Renseignements personnels inclus dans la correspondance sont collectés et conservés. 

Limiter la collecte et conservation des Renseignement personnels. 

La communication par courriel est entièrement discrétionnaire ; ainsi, toute absence de communication entraîne de facto l'absence de collecte et de conservation de Renseignements personnels. 

        5. Lors d'un contact par téléphone

Lors d'un contact par téléphone avec l'un des Membres du Comité, ou avec le Responsable de la protection des Renseignements personnels, et indépendamment des raisons d'un tel contact, le numéro de téléphone et l'entièreté des Renseignements personnels mentionnés dans la correspondance sont collectés et conservés. Également, la durée ainsi que la date et heure de l'appel sont collectés et conservés. Enfin, la langue utilisée lors de l'entretien téléphonique sera également collectée et conservée. 

Limiter la collecte et conservation des Renseignement personnels. 

La communication par téléphone est entièrement discrétionnaire ; ainsi, toute absence de communication entraîne de facto l'absence de collecte et de conservation de Renseignements personnels. 

4. Le respect de votre consentement

La collecte et la conservation des Renseignements personnels est effectuée uniquement pour un objectif précis et une certaine durée. Aussi, pour effectuer une telle collecte et conservation, le consentement éclairé et licite est une conditions sine qua non. 

Toute utilisation des Renseignements personnels collectés et conservés qui viendrait à différer de l'objectif initial, un consentement nouveau est requis. 

5. La communication de vos renseignements personnels à des tiers et organisations

   1. Tiers et organisations

En vertu de l'article 13 de la Loi 25, les Renseignements personnels collectés et conservés ne peuvent être transmis à des tiers ou organisations sans un explicit consentement éclairé et licite. De plus, face à un Renseignement personnel auquel la mention "Sensible" est faite, un consentement éclairé et licite nouveau doit être recueilli. 

Ainsi, après avoir recueilli un consentement éclairé et licite des Utilisateurs, le Comité, par l'intermédiaire de ses membres, et afin d'atteindre un objectif initialement défini, peut transmettre les Renseignements personnels à des tiers ou organisations dans les situations suivantes : 

• • Abus signalé sur l’application

                2. Communication de vos renseignements personnels hors du Québec

En principe, les Renseignements personnels sont en principe collectés et conservés dans la province de Québec, Canada. 

Toutefois, à titre d'exception, les situations suivantes peuvent entraîner une communication des Renseignements personnels hors du Québec : 

• • L'hébergeur de l'application met à jour ses politiques, et notamment le lieu de situation de stockage des données ;

  • Pour des raisons motivées, l'hébergeur rapatrie les données de l'application en Europe ;

  • En cas de procédure judiciaire extra territoriale, une communication des Renseignements personnels collectés et conservés pourra être effectuée par le Responsable de la protection des Renseignements personnels aux autorités compétentes, et ce, sur simple demande de ces-derniers. 

Si une des situations précédemment énoncée devait avoir lieu, la loi applicable ne serait plus celle du Québec, mais bien celle du territoire en l'espèce concerné. 

Enfin, avant toute transmission, communication des Renseignements personnels collectés et conservés, une évaluation des mesures de protection est réalisée par le Responsable de la protection des Renseignements personnels. Aussi, un contrat signé entre le Comité et le tiers, ou l'organisation, est une condition cumulatives à celles précédemment énoncées quant à la justification d'une telle communication. 

6. La protection des renseignements personnels collectés et conservés

   1. Limitation de l'accès aux renseignements personnels collectés et conservés

Lorsque le Comité définit un objectif à atteindre, et donne une mission à l'un de ses Membres, ces-derniers peuvent accéder aux Renseignements personnels collectés et conservés uniquement si ces-derniers permettent de réussir leur mission, mais également s'ils sont pertinents. 

Tous les détails relatifs au traitement, à la gestion, et à l'utilisation des Renseignements personnels collectés et conservés, sont consignés dans la Politique de Gouvernance et de gestion des Renseignements personnels. 

                    2. Destruction de vos renseignements personnels après l'accomplissement des objectifs poursuivis

Les Renseignements personnels collectés sont conservés uniquement pour réussir l'objectif établi par le Comité, et prenant effet par l'intermédiaire de ses membres. Dès l'objectif et la mission atteints, les Renseignements personnels sont détruits selon les procédures définies dans la Politique de Gouvernance et de Gestion des Renseignements personnels. 

                    3. Mesures de sécurité

Afin d'assurer au mieux la protection des Renseignements personnels collectés et conservés, des mesures sont prises afin d'éviter leur perte, vol ou encore leur accès, l'utilisation ou les communications non autorisées. 

A titre de liste non-exhaustive, sont inclues : 

• • Des mesures physiques : La conservation des appareils contenant les Renseignements personnels dans des locaux fermés et privés. 

  • Des mesures technologiques : La mise en place de pare-feu et d'anti-virus.

7. Les droits des personnes dont les renseignements personnels ont été collectés et conservés

1. Rétracter son consentement

A tout moment, chaque Utilisateur dont les Renseignements personnels ont été collectés et conservés dispose du droit de retirer le consentement initialement donné. La conséquence d'une telle demande étant l'absence de collecte et de conservation de Renseignements personnels, les services proposés par le Comité et ses membres par l'intermédiaire de l'Application ou du site internet ne pourront être utilisés. 

Une exception à cette demande peut apparaître si légalement le Comité est tenu de conserver certains Renseignements personnels initialement collectés par consentement de l'Utilisateur. 

        2. Accéder à ses renseignements personnels et demander une mise à jour de ces-derniers

Les droits des Utilisateurs vis-à-vis des Renseignements personnels sont les suivants : 

• • Le droit d'accéder à ces-derniers ; 

  • Le droit de les corriger ou de les mettre à jour. 

Une telle demande doit être adressée auprès du Responsable de la protection des Renseignements personnels, et doit respecter la procédure suivante :

• • Envoyer une demande écrite, par courriel uniquement, au Responsable de la Protection des Renseignements personnels. Les coordonnées de celui-ci seront publiées à la fin de cette Politique, mais également dans la Politique de Gouvernance et de Gestion des Renseignements personnels. 

  • Votre demande sera traitée dans les 20 jours suivant sa réception. 

  • Enfin, une réponse sera transmise par courriel uniquement. Une absence de réponse du Responsable de la protection des Renseignements personnels ne pourrait être interprété d'aucune manière. 

8. Gestion des questions, plaintes, et commentaires

Le Comité a désigné un Responsable de la protection des Renseignements personnels. Cette personne est en charge de s'assurer que les règles de cette politique sont respectées, mais également que la Loi 25 est mise en oeuvre. 

Pour contacter le Responsable de la protection des Renseignements personnels, et ce pour quelque raison que cela soit, les coordonnées suivantes sont mises à disposition : 

KARIM, CAPUCINE

Responsable de la Protection des Renseignements personnels

capucinekarim@gmail.com

Cette politique entre en vigueur le 25 mars 2024.